ペーパーレス化の対象となる書類とは
ひと言でペーパーレス化といっても対象は広く、なかなか検討が進まないといったお悩みはありませんか？
それはオフィスからすべての紙や資料を取り除こうとしているからです。
紙で残すべき書類は残さなければなりません。
そこで比較的に取り組みやすいペーパーレス化対象書類をご紹介します。
１．会議資料
２．パンフレットやカタログ
３．チラシなど販促物
大きく分けるとこの３つです。
会議資料
会議資料を全員分印刷する必要はありません。
Zoomなどのリモート会議ツールを利用しているなら、参加者全員に資料を画面共有が出来ますので不要です。
また、事前にPDFなどの電子的なファイルを共有し、それぞれの端末で確認できるようにします。
パンフレットやカタログ
会社パンフレットや、製品やサービスのカタログをデータ化してクラウドストレージに保存しておけば、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンのような携帯端末から、いつでもどこでもアクセスが可能となります。
さらに、掲載内容の更新も容易になることでしょう。
チラシなどの販促物
チラシやポスター、ポップのような販促物も、SNSによる配布スタイルに変えたり、店頭であればデジタルサイネージでの掲示などに変更することができます。
さらにデザインをデータ化し共有しておくことで、適時に変更、修正が可能となり、タイムリーな訴求や、作業効率の向上が期待できます。
キーワードは｢いつでも｣｢どこでも｣
リモート会議であれば参加者はそれぞれの場所にいますし、パンフレットやカタログに関していえばお客様先で必要となるかもしれません。｢いつでも｣｢どこでも｣情報にアクセスできる仕組みが必要です。
そこで「データの保管場所」についても見直しが必要になります。
保管場所として既にサーバーをお使いですか？
そうであれば各部署ごとのフォルダ構成や、フォルダおよびファイル作成の際のネーミングルールが適切に設定されているでしょうか？
サーバーのデータをいつでもどこでもアクセスするにはVPNも必要かもしれません。
社員ひとりひとりが作成するファイルも、所有のパソコンにローカル保管するのではなくクラウドストレージを利用することで、ファイルを外出先で閲覧、修正することが可能になり、社員同士の共有も容易となります。
すべての紙をなくすのではなく、ペーパーレス化しやすい部分から取り組むことで、テレワークのハードルもぐっと下がります。
これなら出来そうと感じた方、データの保管場所をオンプレミスにするかクラウドにするかお悩みの方、ご相談はお気軽に「お問い合わせ」よりご連絡ください。
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