目次
企業紹介
今回は一般社団法人にこまるえん代表理事、大澤様にお話をお聞きしました。
法人の設立は2017年6月、その翌年の2018年には「にこまるえん東白石」の開園、2019年には「にこまるえん南郷」開園、2020年には「にこまるえん白石」を開園。現在３つの保育園を運営しておられます。
さらに2023年4月には「にこまるえん円山」を開園予定とのこと。
MYアイコンに加入〜 設立当初からの悩みが解決
にこまるえん様は、保育園の開園の都度、職員にパソコンを貸与してきましたが、詳しい人がおらず、トラブルが発生した際の問い合わせは大澤様に集中していました。とはいえ、大澤様ご自身はそれほど詳しい訳ではないので対応が非常に大変だったと振り返ります。
その悩みを解決したのはCCC。パソコンやネットワークの不具合、ExcelやWordについての質問等をすべて電話やリモート対応で解決してくれるサービスです。
今は職員はもとより、大澤様ご自身もCCCをご利用なさっています。
そんな大澤様にご利用なさって良かったことをお聞きしました。
ストレスがなくなりました。自分自身がわからないことに対応せざるを得ない、必要に迫られることが一番のストレスでした。
以前は『マウスが動かない』『パソコンのコードが入らない』といった簡単なことでも電話が来てましたからね。２年半くらいは対応していたと思います。
あとはCCCの方々はやっぱり解決が速い。的確に教えてくれるから職員たちも理解して、その都度、自分たちで覚えていっている。自然にスキルアップをしてくれてます。
思わぬ副次的効果もあり、今ではCCCの効果に非常にご満足なさっている様子です。
とはいえ、導入当初には思わぬ苦労もあったようで、
最初は職員からCCCに電話して良いかどうかの電話がこっちにきてました。
それでも使いなさいと言い続けて、ようやく周知されました。
データサーバーの新設 ～ いつでもどこでもアクセス可能で在宅勤務も実現
にこまるえん様では、以前まではUSBメモリーを使用していました。安価なものは破損する可能性も否定できませんし、そうでなくても衝撃や水没によるデータ損失もリスクです。また、それぞれの職員が持っていると、同じファイル名の中身の違うデータが存在してしまいますので、最新かどうかわからなくなってしまいます。
そんな課題を解決してくれたのがデーターサーバーです。
データサーバーは法人本部に設置しており、バックアップもしっかり取れていますので万が一の場合でもデータの復元が可能です。
すべての職員のパソコンとデータサーバーをVPNで繋ぎ、UTMによりネットワークのセキュリティ対策もおこないました。職員はインターネット環境さえあれば、いつでもアクセス可能で、常に最新のデータを利用できるようになりました。
おかげで、お子さんの急な体調不良等の理由により職員が出勤ができないときでも、遠隔で事務作業ができるため、時間の有効利用にも役立っているとのことです。
大澤様に導入されて良かったことをお聞きしました。
やはりUSBメモリーとは違い安心感があります。
各園の園長とのデータのやり取りも、以前は一斉メールでおこなっていましたが、今はサーバーに置けば、それぞれが直接見に来るので楽になりました。
職員への証明書類なども以前は印刷物を直接届けていましたが、サーバーから各園でダウンロードし印刷して渡すようになったので、移動の手間も減りました。
実際にこうした取り組みは職員の方からも歓迎されているようで、転職してこられた職員からは、「一人1台パソコンがあたることに驚いた」「CCCなどのサポート体制がしっかりしていて心強い」といった声が上がっているそうです。
労働環境の把握と改善 ～ パソコンログの見える化
大澤様は園運営の重要な課題は職員への賃金アップだと捉えています。では、どのように賃金アップを図るか、取り組むことのできる課題が２つあります。
１つはシフト通りの勤務や残業ゼロへの取り組みによる職員の労働環境改善です。
保育士は子供たちのために何ができるかを考えることに熱中してしまう傾向にあるため、退勤時刻を過ぎても業務を継続してしまったり、善意から終わらなかった仕事を自宅に持ち帰ることがあったりして、シフト通りの勤務が行われない傾向がみられました。それで、まずは実際に誰が、いつ、どこで、何をおこなっているのかを把握する必要があり、それを解決するきっかけになったのが、パソコンログの見える化でした。
パソコンログの見える化で労働環境を改善する
見える化により、勤務情報とシフト情報との差分を異常値として視覚的かつ直感的に把握することができるようになりました。
その結果、特定の職員に負担がかかっていることや、職員同士の気遣いによって、異常値が発生していることなどもわかり、今では対象の職員にねぎらいの言葉を掛けるきっかけづくりにもなっているそうです。
パソコンの使用時間の集計結果では、事務作業量の均衡が取れていることもわかりました。
労働環境を正確に把握出来たことにより、必要な改善を実施することができ、結果として残業時間が減少し目標とするシフト通り勤務の実現という成果に繋がりました。他の保育園から転職で来た職員からは「シフト通り帰宅できることに驚いた」という声があったそうです。
課題のもうひとつは、各保育園が園長を中心に自立していくことです。
それぞれが職員の業務を把握し問題を解決していくことができれば、私自身が現場を離れることができ、その分の人件費を職員へ還元できると考えています。
今後の課題と背景 ～ 保育業務支援システムの開発
日本の出生率の低下による少子化はすでに予想されています。
対策として外国移民を受け入れる体制も拡大しつつある中で、外国人の子供への対応が必要になるなど、保育園も変化に柔軟な体制をつくっていく必要があると考えています。
そのため、大澤様はデジタルによる見える化だけではなく、職員が柔軟に対応できる働きやすい環境を生む、新たな仕組みの開発に乗り出しています。それが保育業務支援システム「にこまこ」です。
保育業務支援システム「にこまこ」
にこまこは、保育士の労働環境に対応しやすいスマートウォッチを使ったリアルタイムな保育業務支援システムです。
保育業務中はパソコンはもとより、スマートフォンを操作することも難しいのが現場の実情です。それで、出退勤をはじめ、戸外活動に必要な天気情報の確認や、保育業務・食事介助・掃除など各種業務の開始と終了の記録もスマートウォッチのタップひとつでできるようにしました。
園児の検温情報も入力可能で全職員で共有できます。園児毎のアレルギー情報を設定しておけば、日々の食事メニューと連動して食事時間には注意喚起アラームで知らせてくれます。
スマートウォッチにはSIMカードが挿入されているので、メッセージのやり取りも可能。Wi-Fi、カメラ、GPS機能も備えていますので、緊急時の所在地確認も可能です。
近々、運営するすべての保育園でテスト導入をおこなう予定とのことです。導入の模様は、スマートウォッチを活用する職員の様子、業務改善会議での取り組みの内容などとともに、にこまるえんのブログで公開されるとのことです。
※にこまるえんブログ：https://www.nikomaru-en.com/
将来のビジョン ～ 株式会社にこRISEによる保育事業者支援
「保育業務支援システムにこまこ」は「株式会社にこRISE」が開発をおこなっており、将来的に一般販売を視野に入れています。
「株式会社にこRISE」の強みは、保育事業をおこなう母体を持っていることです。保育園運営のノウハウはもちろん、現場のダイレクトな声や詳細な情報データが共有されることで、保育業界の変化をタイムリーに感じることができ、変化に合わせたシステムの継続的なブラッシュアップが可能だからです。
その強みを活かし、同じ悩みを持つ保育事業者に対する業務支援をおこない、収益を得ることで、にこまるえんの保育事業へと還元することができ、結果として職員の賃金アップができると考えています。
おわりに
今回、にこまるえん様に提案させていただいた「UTM」「サーバー」「VPN」が大切な園児たちの個人情報の漏洩防止に寄与できたことは大変喜ばしい限りです。
また、職員の皆様の業務効率改善がおこなえたこと、見える化が大澤様のお役に立てたことは、経営者様に寄り添ったアイコンサービスだからこそと自負しております。
今後とも、にこまるえん様のデジタル化をともに支えるパートナーとして、新規事業の成功を見守っていきたいと思います。
用語の解説：MYアイコン
MYアイコンは経営者のお悩み相談（経営および運営課題の解決）から、CCCと呼ばれるカスタマーコミュニケーションセンター（個人情報に関わる質問、ネットワークに関する質問、WEB関連やMicrosoft Officeに関する質問、マーケティング・ビジネス実務から会計・法務などに関する質問を有資格者が電話対応するサービス）のご利用、アイコンカルテ（社内のネットワーク機器の見える化ができるサービス。パソコンの健康状態・セキュリティ状態・その他ネットワーク機器IPアドレスを含む端末管理が可能）のご利用ができるサービスです。
MYアイコンの詳細は こちら＞
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