複合機でFAXをペーパーレス化
複合機といくつかのオプションアプリケーションを組み合わせることで、FAXを簡単にペーパーレス化できることをご存知ですか？
今回はキヤノンの複合機を例に紹介します。
使用するアプリケーションは以下の通りとなります。
〇せいとんファクス
〇imageWARE Desktop（イメージウェアデスクトップ）
〇PC FAX（ピーシーファックス）
複合機によるFAXペーパーレス化の流れ
はじめに、アプリケーションを使用することで、複合機で受信したファクス文書は印刷することなく、データ化されファイルサーバーに転送されます。
転送されたファクス文書は、文書振り分け機能により自動的に受信月、受信日の２階層のフォルダーに振り分けられます。
振り分けられたファクス文書はアドレス帳の登録名＋ファクス番号＋受信日時というファイル名がつけられ、PDFファイルとして保存されます。
ファクス受信時にはパソコン画面にポップアップ表示でお知らせ通知が到着します。受信したファクス文書はわざわざ開くことなくプレビュー画面で確認ができ、必要であればそのままファイル名も変更できます。
さらにプレビュー画面で送り状だけを抜き取ることもできます。
受信したファクス文書はパソコン画面上で文字入力、捺印などの編集が可能となるので納期回答など繰り返しおこなう業務の簡略化にも活用出来ます。
また、編集後のファクス文書はワンクリックでフォルダ移動が可能なので「処理済み」「回答済み」などのステータスにより簡単に仕分けることができます。
もちろん返信のファクスもパソコン上から送信ができ、ファクス完了もポップアップで通知されます。
以上が、印刷せずにファクス文書をペーパーレスで送受信する流れです。
身近なFAXからできるペーパーレス化を、複合機の活用から進めてみたい方は、どうぞお気軽に「お問い合わせ」からご連絡ください。
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